申请书/采购订单
常见问题
请购单
无论资金来源或采购方式如何，它都是这样运作的
申请单是对采购订单的请求. 采购订单由学院使用 下订单. 使用p卡或支票进行的交易不需要 一个申请书. 所有其他支出都以申请开始. 它反对大学 在创建和批准采购订单之前下订单的策略. 请购单 是不是采购订单，不应该这样对待.
接收货物和服务
材料和服务必须在横幅系统中标记“收到”以获得授权 支付相应发票.
收到您的订单后，请确保所有订购的物品都在那里 而且一切都很好. 检查后请发邮件 乌兰.wons@yeldarb.nahtan 你已经“收到P00xxxxx”
这也适用于服务. 一旦工作/服务完成，请发电子邮件 乌兰.wons@yeldarb.nahtan 你已经“收到了P00xxxxx的服务”
通过在完成或收到物品时这样做，它确保供应商将 及时得到报酬.
所有发票应转交给应付帐款. 请确认购买 订单号列在发票上. 未将发票转至应付帐款 可能导致延迟或不付款给卖方.
违反采购
违反采购:
未经授权的采购是指未经授权的采购 流程.
事后购买发生在学院员工下订单时没有 首先完成申请单并接收采购订单.
事后和未经授权的购买是违反学校政策的，可以 给学院制造了严重的问题. 在许多情况下，这些违规行为:
- 导致重复付款给供应商，这是部门的责任.
- 导致商品和服务的成本高于通过标准支付的成本 采购方式或利用合同供应商.
- 导致未经授权的供应商签订不利条款和条件的合同 非学院授权代理人的学院人员.
- 导致重大的供应商付款问题，可能导致其他部门的问题 在校园.
- 违反学院的采购政策.
- 绕过适当的审批流程.
- 将学院置于财务风险之中，并产生潜在的个人责任.
- 为行政支持人员创造额外的、通常是不必要的工作.
避免违规的方法:
- 如果您必须下订单，请立即创建申请单. 如果你不知道 订单的确切数量，你可以估计出来. 如果您需要订购单 如果有急事，请在创建请购单后联系采购办公室并进行讨论 你需要加快订单.
- 您必须在下单前安排付款方式. 假设下订单 您将能够使用p卡或LPC只发现金额更大 那么你的极限是不可接受的. 如果购买可能超过您的p卡或LPC限额， 在下订单之前，输入一个申请单并获得一个采购订单.
如果发生违规，该怎么办:
- 如果发生违规行为，请填写购买违规表格的所有部分. 一个解释 为什么没有遵循政策，未来的纠正措施将包括在 form. 您还需要在发票前获得授权签名 可以支付.